3 valkuilen bij het kiezen van een payroll partner

01 september 2014

Ondernemers die besluiten om samen te gaan werken met een payroll partner, weten vaak niet waar ze moeten beginnen. Door de enorme wildgroei in de payroll branche, is het moeilijk om te zien welk payroll bedrijf betrouwbaar is en welke partij bij jouw business en wensen past. Hoe zorg je er als ondernemer voor dat je toch bij een betrouwbare partner uitkomt?

Valkuil 1: je blind staren op de tarieffactor

Over het algemeen werken payroll bedrijven met een tarief per uur. Dit tarief bestaat doorgaans uit het bruto uurloon van de medewerker, vermenigvuldigd met de omrekenfactor van de payroller. Veel ondernemers (en dat is helemaal niet gek, want je hebt íets van een aanknopingspunt nodig) laten zich volledig leiden door de lage omrekenfactor van een payroll bedrijf. Dit geeft je echter geen eerlijk beeld van de totale kosten per uur.

Sommige payrollers kunnen een extreem lage omrekenfactor hanteren omdat ze bepaalde zaken onder het bruto uurloon scharen, in rekening brengen via nacalculatie of via een extra verzekering. Ga dus niet blind op de omrekenfactor af, maar zorg ervoor dat je inzicht krijgt in de volledige tariefstructuur van het payroll bedrijf. In dit artikel vind je meer informatie over het slim vergelijken van payroll kosten.

Valkuil 2: de voorwaarden voor het beëindigen van de payroll overeenkomst onvoldoende checken

We weten dat ze er zijn, de kleine lettertjes. Maar niet elk payroll bedrijf is even transparant en je bent al zo druk bezig met de kleine lettertjes in de tariefstructuur – het zou zomaar kunnen dat je de voorwaarden voor beëindigen van de payroll overeenkomst uit het oog verliest. Zaak om dat niet te vergeten, want dan kom je in elk geval niet voor nare verrassingen te staan!

Valkuil 3: je keuze onvoldoende afstemmen op je payroll behoeften

Als ondernemer heb je bepaalde behoeften. Dat zit hem in allereerst in de mate van payrolling die je nodig hebt: wil je bijvoorbeeld alleen dat het bedrijf de verloning op zich neemt, of zoek je een payroller die ook de administratieve lasten en juridische risico’s op zich neemt?

Daarnaast kun je ook specifieke behoeften hebben qua CAO, bijvoorbeeld omdat je verwacht voornamelijk met studenten of parttimers te werken. Binnen de payroll branche wordt met verschillende CAO’s gewerkt, die allemaal van elkaar verschillen in ziekte-, pensioen- en ontslagregeling. Kijk dan ook goed welke CAO het beste aansluit op jouw business en houd hier rekening mee bij het zoeken van een payroll partner.

Verder adviseren we je om altijd in gesprek te gaan met een payroll partner als je een stap verder bent in je keuzetraject, zodat je ook een gevoel krijgt bij een organisatie. Is het een transparant bedrijf? Hoe zit het met de service en bereikbaarheid? En kun je wellicht een demonstratie krijgen of een testaccount? Zo weet je zeker of je je prettig voelt bij de samenwerking en kun je een weloverwogen keuze maken.

Benieuwd naar de payrolling mogelijkheden bij HSU? Wij vertellen je graag meer over onze payroll service.