Je backoffice uitbesteden? Voordelen en mogelijkheden.

08 april 2016

Het werven en selecteren van werknemers, het tekenen van urenbriefjes, salarisadministratie, en facturen; je houdt je met heel veel zaken bezig als eigenaar van een uitzendbureau. Maar zijn dit wel de zaken waar jij mee bezig wilt zijn? Je kunt er voor kiezen om tijd te besparen en je backoffice uit te besteden bij een payroll organisatie. Maar wat zijn nu de voordelen en mogelijkheden bij uitbesteding?

Net als veel andere uitzendbureaus wil je je het liefst niet te veel bezig houden met urenregistratie, verloning en debiteurenbeheer. Dit is niet vreemd omdat dit zaken zijn die erg tijdrovend zijn. Ze moeten echter wel goed geregeld zijn. Door je backoffice uit te besteden bij een payroll organisatie kun jij je zoveel mogelijk bezig houden met je corebusiness.

Tijd en geld besparen

Als ondernemer wil je natuurlijk altijd tijd en geld besparen. Het uitbesteden van je backoffice kan daar een goede manier voor zijn. Of je nu net begint of al jaren in het vak zit, uitbesteding kan vele uitkomsten bieden. Als je bijvoorbeeld een nieuw uitzendbureau opzet, dan komen er veel zaken op je af. Je wilt je dan echter bezig houden met de commerciële activiteiten van je uitzendbureau.

Het kan ook zo zijn dat je uitzendbureau al een tijd loopt en dat je sommige onderdelen liever uitbesteed vanwege hoge kosten of tijdgebrek. Je wilt je dan alleen druk maken over wat voor jou belangrijk is. Een gecertificeerd backoffice is in beiden gevallen geschikt omdat het ontzorgd.

Voorfinanciering en debiteurenbeheer

Als je start met een uitzendbureau kan de voorfinanciering een heikel punt zijn. Wanneer je een gecertificeerd backoffice gebruikt, kunnen zij onder bepaalde voorwaarden een gedeelte van de voorfinanciering overnemen. De marges kunnen door het payrollbedrijf aan het jouw uitzendbureau vaak vooruitbetaald worden.

Je medewerkers worden wekelijks uitbetaald en als ondernemer ontvang je direct je marge. De 60-90 dagen betalingstermijn is vervolgens de verantwoordelijkheid van het payrollbedrijf en niet meer van het uitzendbureau. Hierdoor heb je als starter geen backofficekosten, een constante cashflow en de mogelijkheid om snel door te groeien.

Daarnaast zorgt je backoffice voor je debiteurenbeheer en facturatie. Facturen worden direct, inclusief uw commerciële marge, naar uw opdrachtgever gestuurd.

Audits en wet- en regelgeving

NEN4400-1 gecertificeerd zijn en aangesloten zijn bij een CAO is tegenwoordig een must. Zo werken grote organisaties vaak alleen met uitzendbureaus die gecertificeerd zijn. Een certificaat kost veel geld en veel tijd omdat je ook te maken krijgt met audits. Bij audits worden alle werkprocessen tot in detail bekeken en wanneer ze niet kloppen kan dit tot verlies van certificering leiden.

Door aan te sluiten bij een payroll organisatie val je onder de certificering van het backoffice. Dit houdt eigenlijk in dat het juridisch werkgeverschap jou uit handen genomen wordt en dat je in principe zelf geen audits hoeft te doen. Een payroll organisatie zorgt ervoor dat je voldoet aan alle strenge eisen, maar het kan, wanneer nodig, dat je als uitzendbureau wel gevraagd wordt mee te werken aan een audit.

Daarnaast zijn deze gecertificeerde backoffices volledig op de hoogte van de nieuwste wet- en regelgeving. In de wereld van uitzendbureaus verandert er op het moment nog steeds veel op het gebied van wetgeving en ook de CAO’s veranderen geregeld. Een payroll organisatie zorgt er voor dat je goed op de hoogte blijft van alle veranderende regelgeving.

De allernieuwste softwaresystemen

Met het backoffice van een payroll organisatie ben je verzekerd van de nieuwste systemen en hoef je geen dure investeringen te doen in uitzendsoftware. Je kunt ervoor kiezen om deze systemen zelf in te richten of ook dit uit te besteden. Deze volledige softwarepakketten bieden een online omgeving voor werkgevers, ondersteuning bij werving en selectie, salarisadministratie en urenregistratie. Hierdoor blijven je automatiseringskosten laag. Daarnaast kan het payrollbedrijf er ook voor zorgen dat de naam en logo van jouw uitzendbureau in het systeem, op alle contracten en facturen staan. Op deze wijze behoud je eigen identiteit.

Voordat je als ondernemer de stap zet en je backoffice uitbesteed, ga dan goed op zoek naar een payroll organisatie die bij je past. Waar je op moet letten bij het kiezen van een payroll organisatie lees je in ons andere artikel. Natuurlijk hangen er aan het uitbesteden van je backoffice verschillende voorwaarden, dit verschilt echter per payroll bedrijf. Kies voor de constructie die bij je past. Of dit nu met of zonder uitbesteding is.

Benieuwd wat HSU Payroll services voor jou kan betekenen?

Eelco Wirds

Payroll specialist
Telefoon: 088-53 63 300