Is payroll voordelig?
08 september 2016
Payrolling: werknemers hebben zonder dat jij je als ondernemer zorgen hoeft te maken over de administratieve rompslomp. Klinkt perfect, maar de vraag is of dit voor iedere ondernemer ook voordelig is? Oftewel, wanneer wegen de voordelen op tegen de nadelen?
Geen lasten en risico’s
Bij payrolling is een werknemer in dienst van het payrollbureau. Als werkgever behoud je zelf de controle over het inhoudelijk werkgeverschap. De werving en selectie regel je zelf, maar de administratieve lasten en risico’s besteed je uit aan het payrollbedrijf. Dit zorgt voor minder zorgen, meer flexibiliteit en rust. Het nadeel hiervan is wel dat:
- Mocht de payrollorganisatie onverhoopt haar afdrachten voor de loonheffingen niet of niet voldoende afdragen, dan loop je als werkgever het risico alsnog of opnieuw de verschuldigde premies en belastingen aan de belastingdienst te moeten afdragen. Ondanks dat je dit al bij de payrollorganisatie gedaan hebt.
Om dit punt te voorkomen is het belangrijk dat je kiest voor een betrouwbare en veilige partner die beschikt over een NEN 4400-1 keurmerk. Met dit keurmerk wordt het risico voor jou als ondernemer grotendeels weggenomen omdat de payrollorganisatie op regelmatige basis zelf gecontroleerd wordt.
Ook is het gebruik van een G-rekening een veilig alternatief. Vraag hierom wanneer je gebruik wilt maken van een payrollbedrijf. Op de G-rekening stort je het geld dat bedoelt is voor de belastingdienst. Vaak is dit 30 procent van het factuurbedrag dat je van jouw payrollbedrijf ontvangt.
Juridisch werkgeverschap
Bij payroll draag je het juridisch werkgeverschap over. Dit is bijvoorbeeld anders dan bij een loonadministratiekantoor waar je alleen de administratieve zaken uit handen geeft. Iemand in dienst nemen neemt aardig wat administratie met zich mee en dit kost je veel tijd die je liever aan andere zaken spendeert. Een payrollorganisatie kan de gehele salaris- en personeelsadministratie voor jou regelen en overnemen.
Vergelijk appels niet met peren.
Wanneer je personeel zelf in dienst hebt kan de kostprijs van een werknemer hoger uitvallen dan je van te voren in gedachten had. Je accountant of administratiekantoor houd er vaak een eenvoudige manier op na om de kostprijs van je medewerker te bepalen. In de meeste gevallen wordt het bruto jaarloon verhoogt met 8 procent vakantiegeld, werkgeverslasten en eventuele pensioenlasten.
Maar wat kost je medewerker nu echt per gewerkt uur? Wat zijn dan de kosten per gewerkt uur wanneer de medewerker twee weken ziek is in een jaar?
Nu kun je stellen dat je verzekerd bent tegen arbeidsongeschiktheid van je medewerkers. Echter laat de praktijk zien dat 95 procent van de ziektegevallen in je organisatie binnen het eigen risico van je verzuimverzekering vallen. Maar laat je dan een ander komen om het werk van je zieke medewerker te verzorgen? En wat heeft dit voor effect op je personeelskosten?
Kort samengevat, de kostprijsberekening die jouw administratiekantoor of accountant maakt, komt vaak niet overeen met de realiteit. Een payrollaanbieder geeft je een helder tarief wat je medewerker per gewerkt uur kost. Is de medewerker ziek of op vakantie, dan betaal je in de regel niets. Het bepalen van de kostprijs van je medewerkers is dan een stuk eenvoudiger.
Het is bij de keuze of je wel of niet gebruik gaat maken van een payrollbedrijf, belangrijk om appels met appels te vergelijken. Heb je een bedrijf met bijvoorbeeld een dure pensioenregeling of een gemiddeld of hoog ziekteverzuim dan is het zeker interessant om met een payrollbedrijf te gaan praten. Vaak kunnen zij je geld besparen op de personeelskosten.
Heb je een ingewikkelde personeelsadministratie, door bijvoorbeeld ploegendiensten en toeslaguren, dan kan een payrollbedrijf je veel tijd en werk besparen. Zij bieden vaak een digitale werkomgeving aan, waar je de gewerkte uren van je medewerkers kan invoeren. Het systeem ontrafelt in de meeste gevallen de uren en plaatst de uren conform je cao in het juiste uur-soort. Dit scheelt veel tijd en verkleint kans op fouten.
Uit handen geven
Als je het juridisch werkgeverschap uit handen geeft en kiest voor payrolling, worden alle kosten teruggebracht tot 1 factuur. Hierdoor krijg je geen losse facturen van de verzekeraar en accountant, maar alles wordt centraal geregeld door je payroll organisatie. Hierdoor heb je minder zorgen en administratieve rompslomp.
Houdt er echter wel rekening mee dat:
- Je bij uitbesteding aan een payroller altijd een vergoeding betaalt voor hun diensten.
- Dat payrolldiensten zijn belast met BTW en dat je alle kosten in één keer betaald. Dit kan voor een startende ondernemer druk geven op de beschikbare liquiditeit.
Wel of niet doen?
In ons artikel hebben we een aantal zaken gegeven om over na te denken. Of het voordelig is voor je om over te stappen naar een payrollorganisatie is afhankelijk van jouw situatie. We hebben de voor en nadelen voor je op een rijtje gezet, maar de keus blijft altijd aan jezelf. Wij raden je wel aan om, voordat je de beslissing neemt, contact op te nemen met een ervaren payrollorganisatie om alles eens goed door te spreken.
