Payroll kosten voor bedrijven

11 juni 2014

Ondernemers die payroll overwegen, vragen zich vaak af wat dit hen precies gaat kosten. Het kostenplaatje bepaalt namelijk voor een groot deel of zij kiezen voor payroll of toch liever het volledige werkgeverschap en daarmee ook de salarisadministratie in eigen hand houden. Een eerlijke vergelijking maken blijkt echter lastig, want veel payroll bedrijven hanteren een andere opbouw. Met deze tips kun je een eerlijke, verantwoorde keuze maken!

Payroll kosten in de basis

Zelfs de meest basale opbouw van payroll kosten verschilt per organisatie, maar over het algemeen kun je het volgende onderscheid aanhouden:

  • Het bruto uurloon van de medewerker
  • De omrekenfactor van het payrollbedrijf

Veel payroll bedrijven hanteren als tarief per uur het bruto uurloon x de omrekenfactor (maar zelfs met deze formule is men soms creatief, zoals je straks zult lezen).

Hoe het bruto uurloon en de omrekenfactor vervolgens zijn opgebouwd, loopt sterk uiteen per payroll bedrijf. In elk geval moet je rekening houden met de volgende zaken:

  • Vakantiegeld
  • Vakantiedagen
  • Ziekteverzuim
  • Werkgeverslasten als pensioen, belasting en arbodienst
  • Sociale premies
  • Opslag voor de payroller (o.a. voor de urenverwerking, salarisadministratie, verloning, contractbeheer, risico-overdracht en service)

Een lage tarieffactor is niet altijd wat het lijkt

Sommige payroll bedrijven schreeuwen het van de daken: “Wij hebben een lage omrekenfactor!” Na doorvragen blijkt dat ze veel van bovenstaande factoren onder het bruto uurloon van de medewerker hebben geschaard. Hierdoor blijft de omrekenfactor inderdaad laag, maar is het bruto uurloon hoger dan bij de concurrent.

Andere payroll bedrijven die een lage omrekenfactor aanbieden, komen met extra verzekeringen op de proppen of werken met limieten en nacalculatie.

Dit maakt het voor ondernemers moeilijk een eerlijke vergelijking te maken tussen payroll organisaties. Een vergelijking puur op basis van de omrekenfactor is niet voldoende – alleen inzicht in de volledige tariefstructuur en alle voorwaarden die een payroll bedrijf hanteert, zal je een compleet beeld geven van de kostprijs van payrolling.

Payroll kosten vergelijken: 8 tips

Er zijn een aantal punten belangrijk om in je vergelijking van de payroll kosten mee te nemen:

  1. De opbouw van het bruto uurloon. Soms zijn vakantiegeld en vakantiedagen inbegrepen bij het bruto uurloon. De omrekenfactor is dan lager dan bij de concurrent, maar je krijgt wel een hoger bruto uurloon voor je kiezen.
  2. Ziekteverzuim. Er zijn payroll bedrijven die een limiet stellen aan ziekteverzuim. Overschrijd je die limiet, dan wordt de omrekenfactor verhoogd. Je krijgt dan wel een scherpe offerte, maar komt mogelijk in de toekomst voor nare verrassingen te staan.
  3. ATV-dagen, feestdagen en bijzonder verlof. Let goed op of eventuele ATV-dagen, feestdagen en bijzonder verlof in het tarief verwerkt zitten. Zo niet, dan kan dit later voor aanvullende kosten zorgen. Neem dit mee in je vergelijking van de payroll kosten.
  4. Verplichte verzekeringen. Verlangt het payroll bedrijf van je dat je bepaalde verplichte verzekeringen afsluit, zoals een ongevallenverzekering? Dit kan de payroll kosten ook nog opdrijven. Vraag je bovendien af of je die verzekering nodig hebt. Voor payroll bouw kan zo’n verzekering heel waardevol zijn, voor bedrijven in andere branches wellicht minder.
  5. Uitbreidbare omrekenfactor tegen een meerprijs. Er zijn payroll bedrijven die een lage omrekenfactor als basis aanbieden, maar vervolgens extra kosten rekenen als je die omrekenfactor wilt uitbreiden. Meestal is het ‘kale aanbod’ niet toereikend en kom je uiteindelijk bij een hogere omrekenfactor uit dan je in eerste instantie dacht.
  6. Arbeidsvoorwaarden. Met welke arbeidsvoorwaarden werkt de payroll organisatie? Een lage omrekenfactor met minimale arbeidsvoorwaarden is wellicht minder aantrekkelijk dan een iets hogere omrekenfactor met betere arbeidsvoorwaarden voor je medewerkers.
  7. Pensioensopbouw. Pensioenopbouw is verplicht voor medewerkers vanaf 21 jaar. Kijk goed of de aanbieder het pensioen in de omrekenfactor heeft verwerkt!
  8. Tariefsopbouw. We gaven het al aan: meestal is de tariefsopbouw voor payroll kosten bruto uurloon x omrekenfactor. Maar er komen ook andere varianten voor, zoals bruto uurloon x omrekenfactor + marge (toeslag). Payroll bedrijven met deze tariefsopbouw lopen te koop met hun lage ‘omrekenfactor’, maar dat is feitelijk slechts de marge. De echte omrekenfactor komt pas later in beeld. Ook komt de tariefsopbouw kostprijs + {32c04985b51f5489296dfd1d60b5f65fbd763e6c28a86df43c43288028688aee} voor. Daarbij is het essentieel om te achterhalen wat er precies onder kostprijs valt.

Payroll kosten bij HSU Payroll Services

HSU wil meer transparantie in de payroll sector. Een lage tarieffactor is simpelweg niet altijd het beste. We leggen je dan ook graag uit hoe payroll bij ons werkt en met welke kosten je van doen hebt. Met een volledig beeld van onze payrolling services kun je vervolgens zelf een vergelijking maken met andere bedrijven in de branche en de beste keuze maken voor jou en je medewerkers.

Meer weten? Neem contact met ons op!